南陵县医院经济合同管理办法(试行)

第一章 总  则

第一条 为进一步加强和规范经济合同管理工作，维护医院合法权益，促进医院健康发展，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国审计法》《中华人民共和国审计法实施条例》《卫生计生系统内部审计工作规定》等有关法律法规，结合医院工作实际情况，特制订《南陵县医院经济合同管理办法》。

第二条 医院合同管理原则:
    (一)订立合同应遵循下列原则:遵守国家法律法规和南陵县医院有关规章制度；遵循合法、自愿、公平、诚实信用原则；坚持项目、计划和资金落实原则；符合项目招投标及比价谈判结论。

(二)集中管理原则。医院各职能部门应该是各类经济合同的责任部门，对合同准备、签署、履行等进行全过程跟踪管理。

(三)过程控制原则。医院合同签订之前的谈判应至少由两人参加，并提供相关的谈判记录;对采取招投标、比质比价、竞争性谈判等方式的物资、服务、工程项目采购，变更供应商、标的物等合同应有财务或审计工作人员参与;同时合同责任部门对合同执行的全过程实行过程控制，以保证合同的合法履行。

(四)效率原则。医院合同管理应在规范运行的前提下提高效率，实现效率与监控的平衡。

(五)责任原则。合同管理的各个环节紧扣，相关合同管理部门职责、权限明确，合同的实施应由相应职能部门负责。

第三条 本院对经济合同实行统一制度，分类归口、归口审查、定期核查、明确相关管理部门职责、分工与权限，规范合同签订程序，加强合同签订归口管理工作。严禁不具法人主体资格的部门或科室直接或假借法人名义对外签订经济合同，以维护医院合法权益，确保对外签订的经济合同真实、规范、合法。医院对外签订的合同只能由医院法人与法人授权的分管领导签订，医院各科室不能自行代表医院签订合同。

第二章 经济合同管理范畴

第四条 医院经济合同范围及归口管理部门的划分

(一)该医院经济合同办法适用于本院与自然人、法人、其它组织之间为实现一定的经济目的，明确相互权利义务而订立的合同。

(二)按照《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》要求，根据需要指定合同归口管理部门。原则上将归口各类业务的职能部门定义为该类业务合同的归口管理部门，详见下表:

医院签订合同时，应尽可能参照各类示范文本合同(模板)进行签订。

第五条 医院经济合同管理主要职责划分

(一)各职能部门合同管理职责:各自部门的合同归口管理分工范围职责如下:

1.根据合同项目管理员提供的对方当事人相关资料，确认合同签订对方当事人主体资格是否合法，合同有关信用条款是否符合客户的资信评级:对制定业务进行前期调研、比价、对方资信调查、收集对方有效证明文件(如企业法人营业执照副本、经营许可证或其他交易所需证件的复印件、法定代表人或委托代理人的资格证明)并负责核实，同时应将合同对方相应资质证明文件一并附合同报审计科审查，合同履行过程中，合同对方资质证明有变更的应及时向合同经办人备案。

2.草拟合同文本、组织合同谈判、办理招标、合同签订手续，依法签订、变更、解除合同;对签订的合同内容负责。

3.以审计科监督合同全面履行情况，定期或不定期的动态监管本部门合同执行过程，避免合同已到期不及时重新招标、合同已到期而继续服务的情况。

4.对发生的合同纠纷，督促合同项目管理员查明原因，采取相应措施，必要时向分管领导汇报情况;

5.负责对所提供相关资料加盖职能部门签章。

(二)医院财务科:参与审核合同收付条款的相关执行;对没有按规范程序签订和执行的合同，不得支付任何款项。

(三)医院审计科:主要对合同准备阶段的询价、谈判、议价、招标等程序，合同的签订程序和履行程序进行监督;根据招投标文件审查合同标的价格的合理性:对合同草拟文本有建议权;对三重一大合同履行情况进行事中审计监督，及时发现问题，提出审计意见和建议;定期抽查并评价合同执行情况;定期对医院合同管理制度设计和执行的有效性进行评价，并提出改进意见和建议，必要时修订医院合同管理制度。对其职能部门签订的合同编号、登记、电子扫描、建立健全合同台账，按规定将签订的合同文本分送相关部门或领导;分类保管合同的相关文件或资料，对已履行的合同装订成册，归类整理，并按时将合同文本及相关资料送交医院档案室存档。

第三章 合同审签和备案

第六条 合同审签和备案程序:

(一)医院经济合同审计签证实行报审制度，任何一项经济活动经招标或比价谈判后，合同归口管理部门应在医院经济合同正式签订前，将已同对方商定的合同文本及相关送审资料复印件报送医院审计科审核，必要时由法律顾问审核法律条款。

审核无误后，归口管理部门将核查完的合同以电子版形式传送给对方单位，对方单位无异议后,归口部门盖骑缝章并联系对方单位签章，然后交于审计科办理领导签字（根据本院实际情况，合同所涉金额在10万元以下由归口部门分管领导签字；所涉金额为10万元及以上时，分管领导与医院法人均需签字），并加盖“南陵县医院合同专用章”，统一合同编号、登记归档管理，并将正式合同交存归口管理部门。

(二)合同归口管理部门认真履行部门合同职责，草拟合同文本，但若因合同条款问题退回相关职能部门，则由该职能部门负责协调处理，合同审核时间则由条款讨论完成而定。

(三)医院审计科主要核查合同标的、合同价款、技术参数、付款方式、售后与质保、主要条款、违约责任等是否符合招投标文件要求，核查合同管理中是否出现违法、违纪、违规问题。必要时由法律顾问全面核查合同内容，重点核查合同中相关法律条文，避免法律纠纷。

(四)所谓备案合同是指，如科研项目、体检服务项目等业务发生的经济合同;合同金额在2万元以下的;因院内发生紧急采购项目的;经市公共资源交易中心徽采商城采购项目自动生成的合同。备案合同由各合同归口管理部门负责合同内容的起草以及内容审查，办理合同审批手续，交审计科办理医院法人签字后备案，审计科盖“南陵县医院合同专用章”并留存。

第四章 合同的履行

第七条 本院对外签订的合同由相关业务归口部门负责组织履行。合同生效以后，合同归口部门应严格按照合同约定行使权利、履行义务，督促对方及时、全面履行合同约定的义务。

第八条 合同归口部门应随时检查合同的履行情况，避免或减少合同纠纷。注意形成并保存好补充协议、信函、备忘录、会议纪要等书面材料。

第九条 合同生效后，对方不履行合同或不完全履行合同时，合同归口部门应及时以书面方式催促对方完全履行。对合同履行可能产生争议或争议不能协商处理的，应当及时将有关情况报审计科登记备案，并报院办公会商议后做出处理决定，期间归口部门须在知道对方违约之日起10日内收集好证据备用(有索赔期限的应于索赔期限内提出并收集好证据备用)。

第十条 在我方出现违约情况时，合同归口部门应主动与对方协商处理，除依法可以免除责任者外，须及时将违约原因和拟采取的补救措施等情况报告审计科登记备案，并报院办公会。

第十一条 财务科在付款前要核查对方是否按合同约定付款方式支付，合同款是否付至约定账户，按规定未签合同、未验收、合同期限已过或相关流程不完善的不予结算。

第十二条 合同当事人在履行过程中产生争议,或第三人对合同内容提出异议，通过司法程序尚未取得生效判决书、裁定书、调解书或其它法律文书的，结算前应当由院办公会出具决定事项通知单，未经院办公会同意不得予以结

算。

第五章 合同的监督检查

第十三条 合同各归口部门应严格落实自我监督检查制度，主要检查内容如下:

(一)《合同管理办法》等制度的执行情况和合同管理人员责任制的落实情况;

(二)合同全过程管理的运作情况;

(三)合同签约人负责制、重大合同报告制的实施情况;

(四)限额以上合同的送审情况;

(五)对方当事人的资信、资质审查情况，对方签约代表资格审定情况;

(六)节约挽回资金的情况;

(七)本部门合同管理基础工作情况。

第十四条 依据内部控制管理规定，审计科定期抽查各归口部门合同的履约情况，主要核查内容如下:

(一)核查合同是否按招标要求的标的、数量、价款、付款方式等签订:

1.货物采购类合同:产品的型号、包装规格、产地、质保、供货期等与招投标文件或谈判结果是否相符。

2.设备维保合同:核查合同方是否对设备定期保养、检查。

3.服务类合同:核查合同是否按质按量的完成相应服务，是否对其有约束管理及考核办法，相关职能部门是否定期检查监督完成情况。

4.工程类合同:相关职能部门要核查工期和施工进度是否符合合同规定，工程量变更的手续、流程是否合规，工程进度款是否按合同约定方式支付等。

(二)合同支付计划，财务科是否严格按合同规定付款方式结算。

(三)核查招标采购量，即合同年采购量是否与实际使用量相当，是否存在拆整为零、分解招标的情况(如实际使用量明显超合同年采购量)。

(四)合同到期后如需续约，应上报院办会审议通过后重新签订合同，杜绝原合同无限期执行的情况。

第六章 合同编号、登记管理

第十五条 本院实行统一合同编号制度。对外签发的与合同有关的文件编号应当与合同编号一致。

第十六条 合同编号由审计科将正式合同按照下列规定进行编写:

(一)合同的编号共分三个部分，其格式为:第一部分XXXX第二部分XXXX第三部分XXXX。

第一部分XXXX为签订合同年份的后二位数字和月份二位数字，1902代表2019年2月份签订；

第二部分XXXX为合同流水序号，按合同签订的先后顺序，从0001-9999；

第三部分XXXX为业务归口部门，如:总务科为“ZWK”,保卫科为“BWK”。

(二)变更协议的编号应与原合同一致，但应在原编号末加注/1、/2等尾标以示区别，并在合同登记台账上加以注明。

第十七条 使用对方提供的合同文本时，无论对方是否编号，都必须按本院合同编号规则编制合同编号。

第十八条 审计科建立合同管理总台账。各归口部门对其主办的合同应建立相应的合同签订与履行登记台帐。台帐的内容主要包括:序号、合同编号、合同名称、标的名称、合同数量、合同经办人、对方名称、对方签约人、合同金额、签订时间、履行期限、履行情况、盖章份数、签订依据和备注等。

第七章 合同档案管理

第十九条 本院应加强合同档案管理基础工作，合同一经签订，各相关部门应建立完善的合同档案并妥善保管合同。档案资料包括在合同招标、比价、签订、履行、变更、解除及解决纠纷过程中，形成的所有书面材料及封存样品等。

第八章 合同的惩罚

第二十条 凡在合同的签订、履行、日常管理中违反本办法规定，给单位造成损失的应予以相应金额赔偿。

(一)未经授权或超越权限签订合同，造成损失的。

(二)应当签订书面合同，凡不签订的，该合同视为合同委托代理人以自己的名义订立，其义务由合同委托代理人自行承担。

(三)泄露商业秘密和技术秘密，造成损失的。

(四)履行未生效合同发生纠纷造成损失的。

(五)在解决合同纠纷过程中，未经同意，擅自答复合同另一方或擅自向合同另一方提供有关资料而扩大损失的。

(六)发生合同纠纷案件不及时报告或报告的内容不真实，造成损失或使损失扩大的。

(七)在合同审查过程中，合同签订人、审查人、由于审查不严而造成损失的。

(八)在合同履行过程中，由于严重失职而造成纠纷的。

(九)在合同签订过程中，违反规定使用科室印章签订合同的。

第二十一条 有下列情况之一的，除对有关责任人承担赔偿责任外，涉嫌犯罪的移送司法机关追究刑事责任:

(一)在合同签订或履行过程中，与对方或第三人恶意串通收受贿赂的;

(二)伪造合同或有关附件骗取钱财的;

(三)利用合同侵吞本院资产的;

(四)利用合同危害国家利益、社会公共利益、集体利益的;

(五)在订立、履行合同过程中，因严重不负责任被诈骗、致使本院遭受重大损失的。

第二十二条 对合同管理混乱、无章可循或有章不循、漏洞较多、隐患较大的部门，除责令限期整改外，造成损失的，应追究相关责任人的责任。

第九章 附则

第二十三条 本办法如与国家法律、法规和上级主管部门新颁布的有关规定相抵触，以国家法律、法规和上级主管部门新颁布的规定为准。

第二十四条 本办法自颁布之日起实施。